Réduire les coûts du SI sans déplacer les problèmes

Définir le périmètre avant de comparer

Un coût doit être rattaché à une période, un périmètre et une source. Mélanger un abonnement annuel, un investissement ponctuel et du temps interne sans règle explicite rend les comparaisons trompeuses.

La première étape consiste à rapprocher les principales dépenses des contrats, des applications et des services. Il vaut mieux un modèle simple et cohérent qu’une précision apparente construite sur des sources incompatibles.

Comprendre les usages réels

Des licences inutilisées, des fonctions redondantes ou des outils qui se superposent peuvent constituer des pistes. Encore faut-il vérifier les contraintes des utilisateurs et les engagements contractuels.

Un faible taux d’usage ne démontre pas toujours l’inutilité. Certains outils soutiennent une activité rare mais critique. La discussion doit rapprocher les coûts de la fonction réellement assurée.

Évaluer le coût du changement

Remplacer un produit peut demander une migration, une reprise des données, une formation et une période de double fonctionnement. La sortie peut aussi mobiliser des compétences rares.

Ces coûts doivent entrer dans le scénario. La comparaison ne peut pas opposer le coût complet de l’existant au seul prix d’abonnement de la solution future.

Ne pas oublier les effets sur le service

Une économie qui dégrade la continuité, la maintenabilité ou la qualité des données peut créer une dette qui coûtera davantage ensuite. Les risques doivent être exposés à la personne qui décide.

Il faut aussi examiner le travail manuel. Une dépense informatique en baisse peut être compensée par des ressaisies et des contrôles dans les métiers. Le résultat global doit rester visible.

Suivre les gains réellement obtenus

Un gain annoncé devient crédible lorsqu’il a un point de départ, une règle de mesure et un responsable de vérification. La suppression effective d’un contrat ou d’un ancien système doit être suivie.

Les gains peuvent être financiers, mais aussi porter sur le temps, la qualité ou la capacité d’évolution. Ils doivent être distingués pour éviter de présenter toute amélioration comme une économie budgétaire immédiate.

Les points à vérifier

• Les coûts sont comparés sur un périmètre cohérent.
• Les usages et les engagements sont vérifiés.
• La transition et la sortie sont chiffrées.
• Les gains ont une règle de mesure et un responsable.

Pour approfondir ce thème : les ressources et ouvrages de l’écosystème DYNAMAP SI.